Integritetspolicy för BASE23

1. Vilka uppgifter samlar vi in?

För att administrera anmälningar, betalningar och deltagande samlar vi in följande kategorier av uppgifter:

• Kontaktuppgifter: namn, adress, e‑post och telefonnummer
• Personnummer: för säker identifiering, ålderskontroll och fakturering
• Målsmans uppgifter: om deltagaren är under 18 år
• Kurs- och deltagandeinformation: kursanmälningar, placering, närvaro och nivåbedömningar
• Hälsouppgifter: t.ex. allergier (frivilligt och endast med samtycke)
• Foto/film: endast om du lämnar samtycke

2. Varför behandlar vi uppgifterna?

Vi använder personuppgifter för att kunna:

• hantera anmälningar, betalningar och kursplacering
• kommunicera schemaändringar, information och påminnelser
• säkra trygghet och ordning i verksamheten
• kontakta målsman vid behov
• planera föreställningar och event
• använda foto/film i marknadsföring (endast med samtycke)

3. Vem delar vi uppgifterna med?

Vi säljer aldrig personuppgifter.

Vid behov delas information endast med:

• betalningsleverantörer (t.ex. Stripe) vid betalning/köp
• systemleverantörer för elevregister, administration och bokföring

Dessa aktörer får endast behandla uppgifter enligt våra instruktioner och enligt lag.

4. Lagringstid

Vi sparar uppgifter:

• så länge du är aktiv elev eller kund
• därefter endast sådant som krävs enligt lag, t.ex. bokföringslagen

Bokföringsunderlag sparas i 7 år. Övriga uppgifter raderas eller anonymiseras när de inte längre behövs.

5. Dina rättigheter

Du har rätt att:

• begära tillgång till dina personuppgifter
• begära rättelse av felaktiga uppgifter
• begära radering av uppgifter som inte längre behövs
• återkalla samtycken (t.ex. foto/film)
• begära begränsning av behandling

Kontakta oss på [email protected] för att utöva dina rättigheter. Du kan även lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

6. Cookies och spårning

Vi använder inga analysverktyg som spårar användarbeteende.

Nödvändiga cookies

Webbplatsen kan använda cookies för säkerhet och formulärfunktioner.

Betalningar (Stripe)

Stripe använder tekniska cookies för att hantera betalningar och upptäcka bedrägerier.

Google Maps

Google kan sätta tekniska cookies när kartan visas, exempelvis för att:

• visa kartdata korrekt
• skydda tjänsten mot missbruk

Ingen personligt identifierbar information används av oss. Du kan blockera icke-nödvändiga cookies via din webbläsare.

7. Integritet för minderåriga (under 18 år)

Denna del gäller elever under 18 år.

A. Ansvar

BASE23 är personuppgiftsansvarig. Målsman ansvarar för att korrekta uppgifter och samtycken lämnas.

B. Uppgifter vi samlar in

• barnets namn och födelsedatum/personnummer
• kontaktuppgifter till vårdnadshavare
• kursplacering och närvaro
• hälsouppgifter (frivilligt och endast med samtycke)
• foto/film – endast med samtycke

C. Samtycke krävs för

• foto/film i marknadsföring
• kommunikation kring elevens deltagande
• delning av uppgifter med produktionsteam inför föreställningar

D. Hur uppgifter används

• administrera deltagandet
• kontakt med målsman
• säkra gruppindelning och närvaro
• planera schema och uppträdanden
• hantera betalningar

E. Delning av uppgifter

Endast till:

• betalningsleverantörer
• system för elevregister
• personal och gästpedagoger som behöver informationen

Barns uppgifter delas aldrig med externa marknadsföringsföretag.

F. Lagring

• sparas endast så länge eleven är aktiv
• därefter endast lagstadgade uppgifter
• övriga uppgifter raderas eller anonymiseras

G. Foto och film

• kräver aktivt samtycke
• elever utan samtycke filmas inte och publiceras inte
• målsman informeras vid evenemang

H. Rättigheter för vårdnadshavare

Målsman kan:

• få utdrag över barnets uppgifter
• begära rättelse eller radering
• återkalla samtycken
• begära begränsad behandling

8. Personuppgifter för anställda, timlärare och uppdragstagare

Denna del gäller personer som är anställda, timanställda, lärare, assistenter, uppdragstagare eller på annat sätt arbetar för BASE23.

A. Vilka uppgifter behandlar vi?

För att kunna administrera anställning, uppdrag och arbete inom verksamheten kan vi behandla följande personuppgifter:

• namn, adress, e‑postadress och telefonnummer
• personnummer eller samordningsnummer
• bankuppgifter för löneutbetalning
• anställningsavtal, uppdragsavtal och andra avtalsuppgifter
• befattning, roll, arbetsuppgifter och behörigheter
• schema, undervisningstimmar, frånvaro och tidrapportering
• löneuppgifter, skatteuppgifter och ersättningar
• kommunikation kopplad till arbetet
• uppgifter som krävs för bokföring, löneadministration och myndighetsrapportering

B. Varför behandlar vi uppgifterna?

Vi behandlar personuppgifter för att kunna:

• administrera anställning, uppdrag och schema
• betala ut lön, arvode och ersättningar
• hantera tidrapportering, frånvaro och kursplanering
• kommunicera viktig information om arbetet
• uppfylla skyldigheter enligt lag, till exempel bokföring, skatt och arbetsrätt
• administrera behörigheter till interna system
• dokumentera avtal och överenskommelser

D. Vem kan vi dela uppgifter med?

Personuppgifter kan vid behov delas med:

• löne‑ och bokföringsleverantörer
• banker och betalningsförmedlare
• Skatteverket och andra myndigheter när lagen kräver det
• systemleverantörer för schema, administration, digital signering och IT
• intern personal som behöver uppgifterna för att utföra sitt arbete

Vi säljer aldrig personuppgifter.

E. Lagringstid

Personuppgifter sparas så länge det är nödvändigt för anställningen, uppdraget eller det ändamål som uppgifterna samlades in för.

Uppgifter som krävs enligt lag, till exempel bokförings‑ och löneunderlag, sparas enligt gällande lagkrav. Övriga uppgifter raderas eller anonymiseras när de inte längre behövs.

F. Rättigheter

Anställda, timlärare och uppdragstagare har rätt att:

• begära tillgång till sina personuppgifter
• begära rättelse av felaktiga uppgifter
• begära radering av uppgifter som inte längre behövs
• begära begränsning av behandling
• invända mot viss behandling
• återkalla samtycke i de fall behandlingen bygger på samtycke

Kontakta oss på [email protected] om du vill utöva dina rättigheter eller har frågor om hur vi behandlar personuppgifter.

9. Säkerhet

Vi skyddar personuppgifter med tekniska och organisatoriska åtgärder, inklusive:

• åtkomstbegränsning
• krypterade anslutningar och säkra systemleverantörer
• rutiner för hantering av känsliga uppgifter

10. Force majeure

BASE23 ansvarar inte för inställd verksamhet på grund av omständigheter utanför vår kontroll, såsom brand, vattenskada, pandemi, myndighetsbeslut eller strejk.

11. Personuppgiftsansvarig